2023年接待方案要點(diǎn)4篇(優(yōu)秀)

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2023年接待方案要點(diǎn)4篇(優(yōu)秀)
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方案是從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等都部署具體、周密,并有很強(qiáng)可操作性的計(jì)劃。那么方案應(yīng)該怎么制定才合適呢?下面是小編為大家收集的方案策劃書范文,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

接待方案要點(diǎn)篇一

為認(rèn)真做好新生接待工作,按照“熱情、周到、安全、高效”的工作原則,現(xiàn)結(jié)合我校實(shí)際,特制訂本方案。

1. 各學(xué)院及有關(guān)部門從9月20日下午16:00開始接待新生,正式報(bào)到手續(xù)辦理時(shí)間為9月21日8:00至22:00(xx校區(qū)和xx校區(qū)同時(shí)進(jìn)行);

2. xx科技學(xué)院新生報(bào)到時(shí)間為9月11日;

3. xx科技學(xué)院新生報(bào)到時(shí)間為9月22日。

1. xx校區(qū):體育館(部門)、成功廣場(學(xué)院)。

2. xx校區(qū):圖書館(部門)、行政廣場(系)。

1. 迎新宣傳氛圍的營造,包括“3問”噴繪和宣傳橫幅的制作(宣傳部)。

2. 迎新宣傳櫥窗、網(wǎng)頁等內(nèi)容的及時(shí)更新(宣傳部、各部門、各學(xué)院)。

3. 校園周邊交通管制協(xié)調(diào)、停車場地的安排及校內(nèi)車輛停放調(diào)度、宿舍區(qū)車輛通道的開放、外來車輛的停放、新生接待秩序維護(hù)、治安巡邏、校區(qū)各開放門口的監(jiān)管及秩序整治等(保衛(wèi)處)。

4. 交通示意圖的制作、沿路指示牌、與交警的協(xié)調(diào)溝通(保衛(wèi)處)。

5. 校園營銷的管理及監(jiān)控(學(xué)生處、保衛(wèi)處)。

6. xx校區(qū)及定海校區(qū)迎新場地布置(含體育館及圖書館內(nèi)各部門辦理報(bào)到手續(xù)場地的布置),校門迎新照明燈具安裝等準(zhǔn)備(后勤服務(wù)處、學(xué)生處、東海科學(xué)技術(shù)學(xué)院)。

7. 新生入學(xué)指南專題網(wǎng)頁(招生就業(yè)指導(dǎo)處)。

8. 制定xx學(xué)院20xx級(jí)新生接待工作方案、新生報(bào)到手續(xù)辦理場地

位置安排、新生報(bào)到注冊流程圖(學(xué)生處)。

9. 新生報(bào)到材料:新生花名冊、新生報(bào)到手續(xù)單、校園平面圖、新生接待工作證、緩交學(xué)費(fèi)申請表等材料的印制(學(xué)生處、招就處、xx技術(shù)學(xué)院)。

10. 落實(shí)迎新接待人員、老生教育與志愿者組織安排(有關(guān)部門、各學(xué)院)。

11. 新生生源狀況及基本信息的熟悉、分析(招生就業(yè)指導(dǎo)處、各學(xué)院)。

12. 新生各項(xiàng)接待準(zhǔn)備工作檢查(校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、學(xué)生處、宣傳部、后勤服務(wù)處、保衛(wèi)處、東??茖W(xué)技術(shù)學(xué)院)。

1. 新生接待(各學(xué)院、校團(tuán)委、學(xué)生會(huì))。

2. 新生家長座談交流活動(dòng)(各學(xué)院)。

3. 新生報(bào)到統(tǒng)計(jì)等工作(各學(xué)院、招就處)。

4. 設(shè)置“綠色通道”,辦理家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生入學(xué)手續(xù)(各學(xué)院)。

5. 收費(fèi)、校園卡制作、戶口遷移、身份證辦理等(計(jì)劃財(cái)務(wù)處、保衛(wèi)處)。

6. 校園廣播宣傳、迎新錄像攝制、新聞宣傳報(bào)道(宣傳部)。

7. 迎新現(xiàn)場臨時(shí)醫(yī)療服務(wù)點(diǎn)(后勤服務(wù)處)。

1. 制定新生始業(yè)教育工作方案(學(xué)工部、各學(xué)院)。

2.《學(xué)生管理規(guī)章制度匯編》、新生自律承諾等始業(yè)教育材料(學(xué)工部、學(xué)生處、xx技術(shù)學(xué)院)。

3. 新生安全法制教育、《學(xué)生安全知識(shí)手冊》材料(保衛(wèi)處)。

4. 圖書館入館教育(圖書館)。

5. 學(xué)校成立55周年成就展(宣傳部)。

6. 新生體檢工作(后勤服務(wù)處)。

7. 學(xué)生軍訓(xùn)準(zhǔn)備工作(體軍部)。

8. 始業(yè)教育教室、新生晚自習(xí)專用教室安排(教務(wù)處、各學(xué)院)。

9. 開學(xué)典禮的組織(學(xué)生處牽頭,方案另行制定)。

1. 校園美化、凈化工作(后勤服務(wù)處)。

2. 新生入學(xué)宿舍安排、床上用品準(zhǔn)備、餐飲延時(shí)準(zhǔn)備(學(xué)生處、后勤服務(wù)處、各學(xué)院)。

3. 新生家長住宿、少數(shù)民族學(xué)生飲食問題、新生行李等運(yùn)輸工具準(zhǔn)備(后勤服務(wù)處、各學(xué)院等)。

4. 學(xué)生繳費(fèi)情況了解、相關(guān)票據(jù)打印、校園一卡通制作(計(jì)劃財(cái)務(wù)處)。

5. 校園衛(wèi)生大掃除、環(huán)境衛(wèi)生檢查整治(含宿舍)(后勤服務(wù)處、學(xué)生處)。

6. 迎新車輛調(diào)度及使用(團(tuán)委、后勤服務(wù)處)。

7. xx校區(qū)體育館及xx校區(qū)圖書館網(wǎng)線布置(公共實(shí)驗(yàn)與網(wǎng)絡(luò)中心)。

8. 新生教材發(fā)放等教學(xué)準(zhǔn)備工作(教務(wù)處)。

1. 新生班主任及新任輔導(dǎo)員培訓(xùn)(學(xué)生處)。

2. 天氣因素、安全問題等應(yīng)急方案準(zhǔn)備(辦公室、學(xué)生處、保衛(wèi)處、后勤服務(wù)處等)。

3. 因迎新工作需要,9月21日學(xué)校校車正常開通。

4. xx科技學(xué)院、xx科學(xué)技術(shù)學(xué)院迎新工作方案可參照本方案執(zhí)行。

5. xx科學(xué)技術(shù)學(xué)院的迎新工作與學(xué)校同步進(jìn)行,具體迎新方案自行制定。

6. 研究生的迎新工作由研究生處自行安排。物業(yè)公司接待個(gè)人工作總結(jié)接待工作總結(jié)校領(lǐng)導(dǎo)接待日制度

接待方案要點(diǎn)篇二

根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同,對(duì)會(huì)議的組織方法,禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作。

會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì)議,準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排,它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。

選擇會(huì)場,要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn):

第一:大小要適中。會(huì)場太大,人數(shù)太少,空下的座位太多,松松散散,給與會(huì)者一種不景氣的感覺;會(huì)場太小,人數(shù)過多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會(huì)開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對(duì)不用太大的房間,而只要一個(gè)大小正好的房間?!?/p>

第二:地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議,一兩個(gè)小時(shí)就散的,可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的會(huì)議,應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些,免得與會(huì)者來回奔波。

第三:附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查,不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則,可能會(huì)造成損失。

第四:要有停車場?,F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會(huì)才能開得成。

會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會(huì)議,根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語??稍跁?huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會(huì)場更加莊嚴(yán),主席臺(tái)上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應(yīng)擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對(duì)面做,來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置,企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)而坐。同級(jí)別的對(duì)角線相對(duì)而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議,這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對(duì)而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。

會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者,方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

會(huì)議前的接待禮儀。

這是對(duì)在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺(tái),配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí),應(yīng)脫下筆套,筆尖對(duì)自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。

②引座。簽到后。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。對(duì)重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室,由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪,會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。

③接待。與會(huì)者坐下后,接待人員應(yīng)遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會(huì)者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務(wù)。

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。

●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者,以便及時(shí)為期天茶水。到誰是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里,不能讓茶水見到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯(cuò),應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理,不能驚動(dòng)其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會(huì)者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。

●其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行,應(yīng)緊湊,不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”,做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如,會(huì)議進(jìn)行第一項(xiàng):全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如,大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書,組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì),禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)?。為使?huì)場上的活動(dòng)有條不紊,必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練,避免會(huì)場上出現(xiàn)混亂。

如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事,服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊,輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo),最好用字條傳遞通知,避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語,分散與會(huì)者注意力。

●做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中,就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如,會(huì)后要照相,就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外,會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。

會(huì)議結(jié)束后,全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后,有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào),而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任,同時(shí)其他接待人員要積極配合,各負(fù)其責(zé),做好自己分擔(dān)的工作,以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。

●送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具,使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

●清理會(huì)議文件 ①根據(jù)保密原則,回收有關(guān)文件資料。②整理會(huì)議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會(huì)議總結(jié)

接待方案要點(diǎn)篇三

(1)各地校友會(huì)的聯(lián)系邀請和信息反饋由校友總會(huì)辦公室負(fù)責(zé);

(2)各院系校友邀請和信息反饋(包括在校工作過的教職工)由各院系負(fù)責(zé);邀請單位各自負(fù)責(zé)聯(lián)系落實(shí)返校校友和來賓的行程,大學(xué)50周年慶典活動(dòng)校友接待方案。

(3)各有關(guān)部門邀請來賓的信息反饋由各邀請部門負(fù)責(zé)。

(4)所有校友返校信息全部由校友總會(huì)辦公室匯總整理后,提交校慶辦公室。

(5)校慶辦公室負(fù)責(zé)商校團(tuán)委為校友總會(huì)辦公室安排30名志愿者,協(xié)助校友總會(huì)辦公室做好校友返校信息處理和活動(dòng)安排。

(1)校友返校接待工作和參加校慶活動(dòng)由各學(xué)院全面負(fù)責(zé)。

(2)各有關(guān)部門邀請來賓的活動(dòng)與行程安排由各邀請部門負(fù)責(zé)。

(3)各地校友會(huì)負(fù)責(zé)人及校友返校參加校慶活動(dòng),由校友總會(huì)辦公室負(fù)責(zé)整理信息并分配到各相關(guān)學(xué)院(學(xué)校已聯(lián)系商洽20余家酒店,相關(guān)信息已公布在校慶網(wǎng)站),由各學(xué)院和校友自行選擇,費(fèi)用自理。

(4)校慶接待組于9月18、19日在飛機(jī)場、火車站全天候設(shè)立來賓、校友接待站,學(xué)校配備大客車和志愿者迎接,大客車自機(jī)場或火車站至學(xué)校(東、西、南區(qū))循環(huán)往返。

(5)學(xué)校將抵達(dá)合肥的校友從機(jī)場、火車站接至東區(qū)行政辦公樓前下車,由各學(xué)院負(fù)責(zé)領(lǐng)至本學(xué)院接待點(diǎn)并負(fù)責(zé)安置到學(xué)院安排的酒店或校友自行選擇的酒店。

(6)各學(xué)院均設(shè)立校友接待點(diǎn)(學(xué)校統(tǒng)一提供帳篷和桌椅),學(xué)院安排相應(yīng)的學(xué)生志愿者,負(fù)責(zé)校友的報(bào)到、發(fā)放資料和校慶的活動(dòng)介紹,返校校友在各學(xué)院接待點(diǎn)進(jìn)行信息登記、領(lǐng)取材料。

(7)校友持入場券參加9月20日10:00在東區(qū)大禮堂舉行的建校50周年紀(jì)念會(huì),學(xué)校安排大客車從校友集中住宿酒店統(tǒng)一出發(fā)前往會(huì)場(相鄰酒店可根據(jù)住宿校友人數(shù)共用車輛,具體酒店名稱和車輛數(shù)校慶辦、黨政辦另行公布);住宿在校園周邊酒店的校友可自行前往。

(8)學(xué)校負(fù)責(zé)按名單提供各學(xué)院實(shí)際返校校友資料袋、校慶活動(dòng)指南、校慶紀(jì)念一卡通(卡內(nèi)已充值50元)、《我的科大歲月》光盤、校友證、紀(jì)念大會(huì)入場券、科大報(bào)校慶??龋鲗W(xué)院負(fù)責(zé)準(zhǔn)備本學(xué)院宣傳與介紹資料及其他材料。

(9)9月18日-21日校慶期間,校友返校可持學(xué)校統(tǒng)一制作的一卡通(卡內(nèi)已充值50元),在學(xué)校各個(gè)食堂就餐。

(10)各院系在校慶期間可以根據(jù)實(shí)際情況,組織返校校友開展各種形式的學(xué)術(shù)活動(dòng)和聯(lián)誼活動(dòng)。

(11)21日校友返程,學(xué)校負(fù)責(zé)在校友集中住宿的酒店,定時(shí)間段安排車輛送校友到機(jī)場(火車站)。

1、學(xué)校為返校校友提供的材料等物品為:資料袋、校慶活動(dòng)指南、校慶紀(jì)念一卡通(卡內(nèi)已充值50元)、《我的科大歲月》光盤、校友證、紀(jì)念大會(huì)入場券、科大報(bào)校慶???;

2、學(xué)校為返校校友提供車輛服務(wù)為:集中往返學(xué)校與機(jī)場、車站之間;20日上午從集中居住酒店前往東區(qū)大禮堂參加校慶紀(jì)念會(huì);

3、學(xué)校負(fù)責(zé)將通過各地校友會(huì)收集的返校校友信息通報(bào)給各學(xué)院(校友總會(huì)辦公室);

4、學(xué)校聯(lián)系商洽了20余家周邊各類檔次酒店,以優(yōu)惠價(jià)格供返校校友和各學(xué)院選擇(詳細(xì)酒店信息見附件)

5、學(xué)校統(tǒng)一設(shè)立各學(xué)院校友接待點(diǎn)(沿郭沫若廣場北側(cè)勤奮路、東側(cè)天使路),并提供帳篷和桌椅等;

6、校慶期間,返校校友均可持一卡通在學(xué)校東、西、南、北校區(qū)任一食堂就餐;

接待方案要點(diǎn)篇四

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

要求:做好辦公室硬環(huán)境和軟環(huán)境準(zhǔn)備。

(二)接待工作環(huán)境準(zhǔn)備

會(huì)客室(辦公室)環(huán)境一般可劃分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。軟環(huán)境包括會(huì)客室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等社會(huì)環(huán)境。

制約會(huì)客室環(huán)境的因素很多,有自然因素、經(jīng)濟(jì)因素,最主要的還是人的素質(zhì)修養(yǎng)因素。

會(huì)客室清潔、明亮、整齊、美觀,讓來訪者一走進(jìn)來就感到這里工作有條不紊,充滿生氣。如果沒有專門的會(huì)客室,也應(yīng)在辦公室中騰出一個(gè)比較安靜的角落來,讓來客一進(jìn)門就有個(gè)坐處,可以從容地講話。

(三)相應(yīng)知識(shí)

1.綠化環(huán)境。會(huì)客室(辦公室)的綠化是不能忽視的。外部環(huán)境應(yīng)力求做到芳草鋪地,花木繁茂。室內(nèi)綠化要合理地配置花木,會(huì)給室內(nèi)增光添輝。

2.空氣環(huán)境??諝猸h(huán)境的好壞,對(duì)人的行為和心理都有影響。室內(nèi)通風(fēng)與空氣調(diào)節(jié)對(duì)提高接待工作效率十分重要。

3.光線環(huán)境。室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰鳌H玳L時(shí)期在采光、照度不足的場所工作,很容易引起視覺疲勞。

4.聲音環(huán)境。室內(nèi)要保持肅靜、安寧,才能使秘書人員聚精會(huì)神地從事接待工作。

(四)注意事項(xiàng)

1.在接待工作中要加強(qiáng)門衛(wèi)登記制度。

2.辦公室的設(shè)備、文件、檔案及其它重要財(cái)產(chǎn),應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的安全防護(hù)措施,防止竊密現(xiàn)象發(fā)生。

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

會(huì)客室應(yīng)做好接待物質(zhì)準(zhǔn)備。

(二)接待工作物質(zhì)準(zhǔn)備

會(huì)客室應(yīng)準(zhǔn)備好座位、茶水,還應(yīng)有一部電話,以便在談及有關(guān)問題需要詢問有關(guān)部門時(shí),可以立即打電話出去。有條件的情況下還應(yīng)有復(fù)印設(shè)備,當(dāng)來客需求索有關(guān)資料時(shí),能立即復(fù)印。最好能在會(huì)客室的墻上掛一面鏡子,它可以提醒秘書人員隨時(shí)修飾自己的儀容,始終表現(xiàn)出優(yōu)雅的儀表和風(fēng)度。為使會(huì)客室內(nèi)顯得生氣盎然,可以在窗臺(tái)、屋角擺些盆景或花卉。為了方便來訪者進(jìn)屋后有放衣物的'地方,應(yīng)準(zhǔn)備衣帽架。要使來訪者排解等待的時(shí)間,可準(zhǔn)備一些書報(bào)雜志、單位介紹等材料。

(三)相應(yīng)知識(shí)

辦公室的用具設(shè)計(jì)要精美、堅(jiān)固耐用,適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌應(yīng)美觀、實(shí)用。有條件的可采用自動(dòng)升降辦公椅,以適應(yīng)秘書人員的身體高度。同時(shí)應(yīng)根據(jù)不同工作性質(zhì),設(shè)計(jì)不同形式的辦公桌、椅。另外,辦公室應(yīng)根據(jù)不同情況,設(shè)置垂直式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式卡片架和來往式檔槽,以便保存必要的資料、文件和卡片等,便于隨時(shí)翻檢。這些設(shè)備和桌椅一樣,應(yīng)裝置滑輪,便于移動(dòng)。如有來訪者,就將其置于一隅。辦公室美,就會(huì)給來訪者好的印象。

(四)注意事項(xiàng)

辦公室內(nèi)部良好的人際關(guān)系與工作效率密切相關(guān)。不僅要注意改善工作環(huán)境,還應(yīng)注意改善工作場所的人際環(huán)境。人際環(huán)境的內(nèi)容包括1.一致的目標(biāo)。一致目標(biāo),才能使大家同心同德。

2.統(tǒng)一行動(dòng)。堅(jiān)決反對(duì)不顧大局,只想到個(gè)人利害得失。

3.融洽的凝聚力。秘書人員要有吸引力和相融的態(tài)度。

(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)

要求懂得接待心理,并做好這方面的心理準(zhǔn)備。

(二)心理準(zhǔn)備

秘書人員接待禮儀的基本要素是"誠心",只有站在對(duì)方立場,有一顆真誠的心,接待中能將心比心才能表現(xiàn)出優(yōu)雅感人的禮儀。待人接物應(yīng)該熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活,這種良好的行為有助于贏得對(duì)方的好感。那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦"的現(xiàn)象,令人反感。外面的人對(duì)于上司評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn),首先取決于秘書人員接待客人的情感。若一開始受到秘書人員真誠親切的接待,來訪者對(duì)將見到的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)抱著同樣的期待。反之,如果秘書人員對(duì)于來訪者拉長臉,嫌麻煩,來訪者也一定會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng),認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)熱情。因此,秘書人員應(yīng)有真誠的待客心理。

(三)相應(yīng)知識(shí)

要做好接待工作心理準(zhǔn)備,重要的是要學(xué)習(xí)禮儀常識(shí),塑造自身良好形象。

儀容、儀表、儀態(tài)、服飾禮儀常識(shí)

秘書人員為做好接待工作,要懂得一些儀容、儀表、儀態(tài)、服飾的禮儀常識(shí)。

1.儀容

儀容即人的容貌,是個(gè)人儀表的重要組成部分之一,它由發(fā)式、面容以及人體所有未被服飾遮掩的肌膚(如手部、頸部等)等內(nèi)容所構(gòu)成。儀容在人的儀表美中占有舉足輕重的地位。

(1)發(fā)式

發(fā)式美是人儀表美的一部分。頭發(fā)整潔、發(fā)型大方是個(gè)人禮儀對(duì)發(fā)式美的最基本要求。整潔大方的發(fā)式易給人留下生氣勃勃的印象。

(2)面容

面容是人的儀表之首,是人體暴露在外時(shí)間最長的部位,也是最為動(dòng)人之處。男士應(yīng)養(yǎng)成每天修面剃須的良好習(xí)慣。目前,女士面容的美化主要采取整容與化妝兩種方法。

(3)頸部

頸部是人體最容易顯現(xiàn)一個(gè)人年齡的部位,平時(shí)要和臉部一樣注意保養(yǎng)。

(4)手部

手、手指和指甲的美,與人體其他部位的美一起,組成了人的整體風(fēng)采。和臉部、頸部一樣,手也常常露在服飾之外,極易被他人所注意。因此,適時(shí)適度地保護(hù)與美化手部是十分必要的,不容忽視。

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